Bulletin Avantages

De nombreux avantages sociaux, comme l’assurance-vie, la garantie en cas de décès ou de mutilation par accident, l’assurance invalidité de courte et de longue durée et les régimes d’épargne-retraite, sont liés au revenu de l’employé. Il est donc extrêmement important de fournir l’information à jour à ce sujet à vos sociétés d’assurance et de placement. 

Cette période de l’année est un bon moment pour s’occuper de cette tâche administrative puisque les formulaires T4 et T4A ont été préparés, ce qui facilite la déclaration des revenus, notamment le revenu irrégulier tiré des commissions ou des primes. 

 

La définition du revenu est établie dans votre contrat.  La plupart des contrats contiendront une définition standard du salaire régulier et des taux horaires, à l’exception des heures supplémentaires. D’autres élargiront cette définition pour y inclure la commission, les primes et les heures supplémentaires régulières. 

 

Les avantages sociaux basés sur le revenu sont calculés en multipliant le salaire horaire par le nombre d’heures travaillées par semaine.  Ce nombre est inscrit sur les formulaires d’inscription. Lorsque vous mettez à jour vos salaires, vérifier que ce nombre est aussi exact. 

 

Consultez votre contrat pour connaître le calcul afin de savoir quoi déclarer.  Certains contrats exigent que vous déclariez les revenus du formulaire T4 de l’année précédente alors que d’autres utiliseront une moyenne des deux années précédentes.  La moyenne des deux années permettra de limiter les fluctuations aux fils des années. 

Lorsque vous avez un nouvel employé à commission et que vous n’êtes pas encore au courant de ses revenus, estimez le revenu annuel selon les attentes ou selon les employés occupant un poste semblable.  Passez régulièrement en revue ces revenus afin de vous assurer qu’ils correspondent à ce que vous avez déclaré.  Les mises à jour des revenus peuvent se faire à n’importe quel moment de l’année.

 

Le revenu tiré des primes est parfois compris s’il respecte une formule cohérente et s’il constitue une portion importante des revenus.  Déclarez le montant des primes lorsque ces dernières sont payées. 

 

L’inclusion des heures supplémentaires régulières est rare.  Si le contrat l’exige, déclarez les revenus inscrits sur le formulaire T4.

 

Les mises à jour peuvent être effectuées à n’importe quel moment de l’année et doivent être faites dès qu’il y a un changement.   Dans le cas de revenus variables (commission, primes), les mises à jour sont souvent faites après la préparation des formulaires T4.  

L’administrateur de régime de l’entreprise est responsable de veiller à l’exactitude et à l’actualité des dossiers.  Ainsi, vous pourrez vous assurer que la facturation de l’entreprise n’est pas excédentaire ou déficitaire et que les employés reçoivent les prestations auxquelles ils sont admissibles en fonction de leur contrat.

 

La prime mensuelle est basée sur la couverture en vigueur, qui est fondée sur les revenus déclarés.   Si des revenus sont déclarés en trop, la prime mensuelle sera plus élevée que nécessaire.  Dans le cas d’une réclamation, la compagnie d’assurance exigera des feuilles de paie.  Si ces feuilles n’indiquent pas les revenus plus élevés déclarés, la compagnie versera le montant inférieur basé sur les feuilles de paie et remboursera le paiement excédentaire des primes. 

 

Contrairement au scénario ci-dessus où le paiement excédentaire des primes est remboursé, lorsque les revenus sont insuffisamment déclarés, les primes ne peuvent être payées et le montant total de la prestation ne peut pas être récupéré.  C’est pourquoi la mauvaise déclaration des revenus peut avoir des répercussions importantes.  Prenez par exemple un employé dont le revenu est de 50 000 $ et la prestation pour invalidité de longue durée (ILD) est de 67 %.  Le revenu pendant l’ILD serait de 2 792 $.   Si les revenus déclarés avaient dû être de 55 000 $ par année, les prestations pour ILD aurait été de 3 071 $, ce qui représente une différence de 279 $ par mois.  Si l’employé avait 50 ans au moment de l’invalidité et s’il n’était pas en mesure de retourner au travail, le revenu perdu en 15 ans équivaudrait à 50 220 $.  C’est là le salaire auquel l’employé a droit en vertu des modalités du contrat et pour lequel il a un recours judiciaire envers l’entreprise.   La compagnie d’assurance n’est pas responsable dans ce cas, puisqu’elle a versé les bonnes prestations en fonction des revenus déclarés par l’entreprise.  Cette dernière devrait assumer la responsabilité de la différence.

Les revenus peuvent être mis à jour en ligne sur le portail de l’administrateur de régime.  Si plusieurs changements doivent être apportés, vous pouvez fournir à la compagnie d’assurance une feuille de calcul contenant le numéro d’identification de l’employé (numéro de certificat), le nom, le revenu, la fréquence et la date d’entrée en vigueur.