01/09/2015

L’ABC de l’administration des avantages sociaux

Avec la rentrée des classes qui arrive à grands pas, nous nous sommes dit que ce serait un bon moment pour un cours de recyclage sur l’administration des avantages sociaux.

Nouveaux employés
Lorsque vous rédigez une lettre d’offre, songez à inclure votre politique d’entreprise concernant les avantages sociaux qui seront maintenus et pendant quelle période en cas de cessation d’emploi ou d’absence pour raison d’invalidité. Une explication que la prolongation est assujettie à l’approbation de la compagnie d’assurance peut vous éviter d’avoir à couvrir le prix des avantages sociaux promis si la compagnie d’assurance ne les maintient pas. Faites toujours approuvé de tels documents par un avocat spécialisé en droit du travail.

Adhésion des employés
Les employés doivent adhérer au régime dans les 30 jours qui suivent leur date d’embauche. Tout employé qui n’a pas adhéré au régime avant cette date sera considéré comme un demandeur tardif, avec les personnes à sa charge. Les demandeurs tardifs doivent remplir un questionnaire médical et leur couverture doit être approuvée par la compagnie d’assurance. Si des problèmes médicaux sont découverts, leur couverture pourrait être limitée ou refusée.

Désignations de bénéficiaires
Les employés peuvent désigner un bénéficiaire de leur choix. Tout changement à la désignation doit être paraphé. La présence de liquide ou de ruban correcteur peut annuler la désignation. Le document d’origine doit être conservé dans les dossiers. Souvent, lors d’une demande de prestations d’assurance vie, le formulaire d’origine est demandé. 

Changements à la couverture
Lorsque la situation de vie d’un employé change (p. ex., mariage, divorce, etc.), les renseignements relatifs au régime doivent être mis à jour dans les 30 jours qui suivent le changement, sinon la personne à charge pourrait être considérée comme un demandeur tardif. 
La soumission d’un changement en temps opportun permet également d’assurer une facturation correcte. Les chefs de famille monoparentale, dont les enfants ne sont plus admissibles en tant que personnes à charge en raison de leur âge, voudront faire changer leur couverture de familiale à personne seule pour réduire le montant des primes.

Couverture pour étudiants
Les enfants sont couverts jusqu’à un certain âge, généralement 21 ou 22 ans. Toutefois, s’ils font des études à temps plein, cette couverture peut être prolongée jusqu’à ce qu’ils atteignent l’âge de 25 ou 26 ans, selon le contrat. Pour ces personnes à charge plus âgées, la compagnie d’assurance doit avoir les renseignements sur l’établissement d’enseignement dans ses dossiers pour payer la réclamation. Ces renseignements doivent être mis à jour chaque année scolaire.

Changements de salaire
Bon nombre de régimes d’avantages sociaux incluent des prestations correspondant à un certain pourcentage du salaire. Les administrateurs du régime devraient collaborer avec le service de la paie pour que tous les dossiers soient à jour et envoyés à tous les assureurs. Si vous soumettez un changement en gros, assurez-vous d’inclure la date d’entrée en vigueur du changement pour tous les employés.

Multiples assureurs
Certains régimes ont plusieurs fournisseurs d’assurance; soyez donc certain d’envoyer les renseignements mis à jour à tous les fournisseurs, y compris les nouveaux employés, les départs, les changements de salaire, etc.

Exonération de primes
L’exonération de primes est une caractéristique qui fait souvent partie des polices d’assurance vie et d’assurance invalidité. Elle peut également être disponible pour les polices d’assurance en cas de décès ou de mutilation par accident, mais pas pour l’assurance médicale ou dentaire. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de payer la prime pour ces prestations si l’employé est absent en raison d’une maladie ou d’une blessure. Si votre régime inclut une assurance ILD, l’exonération de primes est traitée automatiquement lors de l’approbation de la demande de prestations. Toutefois, si vos régimes d’assurance vie et d’assurance ILD sont avec différents assureurs ou si votre régime n’inclut pas l’assurance ILD, vous devez présenter une demande séparée pour l’exonération de primes relatives à l’assurance vie.

Demande d’indemnisation des accidentés du travail
Si votre régime inclut l’assurance ILD, une demande de prestations d’ILD devrait être faite, même s’il s’agit d’une demande d’indemnisation des accidentés du travail (IAT). Le paiement de la prestation d’ILD pourrait être entièrement compensé par les paiements d’IAT, mais si ceux-ci prennent fin et l’employé satisfait toujours à la définition d’invalidité en vertu de vos politiques, les prestations d’ILD peuvent commencer à être payées. Si l’IAT prend fin et que les dossiers ne contenaient aucune demande de prestations d’ILD, celles-ci pourraient être refusées parce que la demande n’a pas été présentée dans les délais requis.

Options de transformation
Les employés peuvent toujours transformer leur assurance vie de base en police personnelle à la fin de la couverture. L’employé congédié doit être âgé de moins de 65 ans et présenter une demande à la compagnie d’assurance dans les 30 jours qui suivent la date de son départ. Aucun renseignement médical n’est requis pour les polices transformées. Selon votre contrat, d’autres prestations pourraient également inclure une option de conversion. C’est une bonne pratique d’affaires de rappeler cette caractéristique à vos employés lorsque vous leur remettez leur avis de cessation d’emploi et les coordonnées de la compagnie d’assurance pour amorcer le processus.

Indemnités de départ
Les compagnies d’assurance peuvent maintenir certaines prestations, mais pas nécessairement toutes, pendant une période d’indemnité. La couverture d’assurance invalidité n’est jamais maintenue. Par conséquent, obtenez toujours l’approbation de prolonger la couverture lorsque vous faites une offre de départ. Sinon, votre entreprise pourrait être tenue responsable des coûts de ces demandes de prestations.

Le conseil le plus important
En cas de doute, prenez contact avec votre associé de GMS pour obtenir des conseils avant d’apporter des changements ou de faire des promesses.

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